Permanence téléphonique : comment choisir une agence fiable ?

Permanence téléphonique : comment choisir une agence fiable ?

13 juillet 2022 0 Par Murielle

Dédier sa permanence téléphonique à un prestataire est un choix délicat. Cette mission se doit d’être confiée à des professionnels dans le domaine. L’image de l’entreprise donneur d’ordre en dépendra. Dans ce cas, il est indispensable de faire une sélection rigoureuse parmi les nombreuses structures proposant ce type de prestation.

Définir ses besoins au préalable

Choisir un prestataire peut être compliqué lors de l’externalisation de la permanence téléphonique. Les offres sont tellement nombreuses qu’il en est difficile de s’y retrouver. Mais avant même d’entamer les recherches, l’idéal serait de définir ses besoins.

Généralement, le service de permanence téléphonique inclut souvent différentes tâches. Autant se focaliser tout d’abord sur ses besoins. Le mieux serait de faire une liste des offres de services qui sauront répondre aux besoins de l’équipe en interne. Pour cela, il est nécessaire de se poser les bonnes questions pour y arriver.

Quels sont vos besoins spécifiques en ce qui concerne la permanence téléphonique ? Dans quels secteurs d’activité l’entreprise opère-t-elle ? Les services de permanence téléphonique sont-ils nécessaires sur de courtes ou larges plages horaires ? Avez-vous besoin d’inclure la prise de rendez-vous ou autres prestations en plus de la gestion des appels ? Les réponses à ces questions permettront de connaître le type de prestataire adapté à l’entreprise.

Connaître les services proposés par le prestataire

Après avoir défini les besoins essentiels de l’entreprise, il est nécessaire d’entamer les recherches pour trouver la structure adaptée. Cette étape commence par la recherche d’agences qui proposent des services correspondant aux besoins de l’entreprise.

Dans la plupart des cas, les sociétés de permanence téléphonique assurent différents types de services. Elles s’occupent de l’accueil téléphonique, le transfert d’appel, le filtrage d’appel, la prise de rendez-vous et la gestion de planning à partir d’un agenda partagé, l’envoi de message par SMS ou par e-mail.

Il existe également beaucoup de structures qui se chargent des services spécifiques tels que le secrétariat médical, les réponses aux demandes de conseils ou de renseignements, le suivi des stocks, la prise de commandes… Les offres peuvent être variées, mais il est notamment possible de choisir le bon prestataire à partir des catégories de prestations qu’il propose.

Vérifier l’efficacité et les performances du prestataire

Un prestataire de confiance est toujours celui qui propose des prestations de qualité. Pour y arriver, il se doit d’avoir des ressources humaines et techniques de haut niveau. Il doit être constitué pour cela d’une équipe compétente. Cette dernière doit être formée et expérimentée. Standardistes, télésecrétaires, téléopérateurs ou bien agents d’accueil téléphonique, les opérateurs du prestataire doivent être experts dans les bonnes pratiques de la permanence téléphonique.

Ils doivent atteindre l’objectif de traiter tous les appels sans exception. Ils doivent mettre en œuvre leur savoir-faire dans le respect des points essentiels de la conversation téléphonique. Les téléopérateurs doivent notamment disposer d’une excellente expression orale, d’une intonation vocale positive, d’une grande rapidité et efficacité. En même temps, ils doivent respecter les critères associés au contenu de l’entretien téléphonique. Ils doivent en effet apporter les bonnes solutions pour une entière satisfaction des appelants.

Il est alors indispensable de vérifier ces différents points avant de faire le choix du prestataire pour la permanence téléphonique. Le mieux serait donc de contacter directement l’agence en question pour déterminer la performance et le savoir-faire de son équipe.

Envisager un essai de courte durée

Une bonne agence propose souvent des tests aux entreprises clientes avant de collaborer. Il y a celles qui permettent les contrats sans engagement et à des durées personnalisables. Cette étape offre un aperçu global du mode de travail du prestataire. C’est le moment de voir de près les différentes forces de son équipe en termes de permanence téléphonique.

Autrement, l’idéal serait de se tourner vers les offres à la carte qui sont des contrats basés sur des grilles tarifaires. Peu importe le choix, cette étape donne la possibilité de contrôler les coûts à l’avance.